稟議で止まる提案には、何が書かれていないか

観察

稟議が止まるとき、はっきり「却下」と言われることは多くありません。

「もう少し検討しよう」「来期に回そうか」。

差し戻された担当者には、提案書のどこが足りなかったのかが分かりません。製品の説明は書いた。費用も書いた。期待できる効果も書いた。

止まった提案書を、決める人の側から読み直すと、書かれていないものが見えてきます。

決める人の仕事は、良い提案を通すことだけではありません。あとで「なぜ通したのか」と聞かれたときに、答えられるようにしておくことも仕事です。

だから決める人は、うまくいった場合の話より、うまくいかなかった場合の話を探します。何もしなかったらどうなるのか。途中でやめたら、いくら失うのか。誰の仕事が増えるのか。

売る側が作る資料には、この話が入りません。売る側にとっては、書きたくない話だからです。

担当者は、売る側の資料をもとに稟議書を書きます。元の資料に無いものは、稟議書にも入りません。

提案書に書いてあること

決める人が探していること

fig.01提案書に書いてあることと、決める人が探していること。決める人は、うまくいかなかった場合の話を探している。

誤解1：効果を大きく書けば通る。

効果が大きいほど、決める人は「本当か」と考えます。

効果の数字を2倍に書くより、「効果が見込みの半分だった場合でも、2年で元が取れます」と書くほうが、決める人の探している答えに近づきます。

誤解2：決める人は、中身を理解していないから止める。

理解していないから止めるのではありません。引き返し方が見えないから止めます。製品の説明をもう一度ていねいにしても、この不安は消えません。

止まった提案書を1つ開きます。次の問いに答えているページがあるかを探します。

1枚も無ければ、決める人は、この4つの答えを自分で想像して決めています。想像は、たいてい悪いほうへ傾きます。

提案書に「見送った場合」のページを1枚足します。

脅す文にはしません。いまのやり方を続けた場合にかかる時間と費用を、相手の会社の数字で書きます。「月末の集計に、いま3人で2日。1年で72人日」。

その隣に、やめ方を書きます。「最初の3か月は月ごとの契約です。合わなければ、初期費用だけで終われます」。

決める人がほかに何を聞きそうかは、決裁者の反対意見シミュレーターで先に集められます。企画の説明文を入れると、社長・営業・経理・現場・法務・情シスの6つの立場からの反対が並びます。実在の人の発言ではなく、想定です。