問い合わせフォームの項目は、何を基準に決めればいいですか

「その項目が無いと、最初の返事が書けないか」で決めます。

返事を書くのに要らない項目は、最初のフォームから外します。部署や役職や住所は、2通目のやりとりで聞けます。

答えが変わる条件

条件の足りない依頼が多くて、困っている: 項目を足します。ただし自由記入ではなく、選ぶ形で。「材質」「数量」「図面の有無」を選ばせると、書く側も楽です。
営業が「会社の規模を先に知りたい」と言っている: 任意の項目として足し、書いてもらえる割合を1か月見ます。

フォームは、受け取る側の都合で育ちます。営業の管理の仕組みに入れるために部署が要る。資料を送るために住所が要る。一つひとつは、もっともです。

足し算の結果、送る人には「営業の電話が来る予告」に見えるフォームができあがります。

項目を減らすと、送信は増えます。営業が会える割合は、下がることがあります。数だけを見ていると、良くなったと勘違いします。

減らす前に、営業と「何を数えて良し悪しを見るか」を決めておきます。

フォームの項目を紙に書き出し、「最初の返事を書くのに要る」ものに丸を付けてください。丸の付かなかった項目が、外す候補です。

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2-3　問い合わせの手前（顧客・社内の意思決定）